I formati consigliati per la generazione dei documenti sono:
- PDF-A per la stesura di documenti contenenti testo ed immagini (es. relazioni);
- DWF per la creazione di elaborati grafici (es. planimetrie);
- JPG per la produzione di eventuali immagini (es. foto).
Per quanto attiene le scansioni la risoluzione ideale da utilizzare è pari a 100 dpi.
Per le fotografie non è buona prassi utilizzare il file originale derivante dal dispositivo utilizzato, fotocamera o smartphone, ma è fortemente consigliato ridurne opportunamente la risoluzione.
Per ottimizzare la firma digitale dei documenti da allegare, si consiglia di creare una cartella sul PC al momento di iniziare la compilazione, inserirvi tutta la documentazione relativa alla pratica, e successivamente tramite alcuni software, come ad esempio File Protector (gratuito) o Dike (nelle ultime versioni), firmare tutti i file presenti in un’unico step digitando il pin una volta sola. Procedendo in questo modo sicuramente è possibile riscontrare un notevole risparmio di tempo soprattutto in quei casi in cui il numero di documenti che compongono una singola pratica è elevato.
Per facilitare le ottimizzazioni indicate è possibile utilizzare i seguenti programmi gratuiti:
- PdfCreator: per la creazione di documenti pdf/pdf-A con risoluzione ottimizzata;
- Gimp: per la gestione di immagini con dimensione ottimizzata;
- FileProtector: per la firma massiva dei documenti.